Política de privacidad y tratamiento de datos personales de Roomby y Roombyte: qué datos se recogen (cuenta, dirección, pedidos, pagos), para qué se usan, con quién se comparten y cómo ejercer tus derechos.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ROOMBYTE S.A.S.
NIT: 902.053.912-1
Domicilio: Cabuyaro, Meta, Colombia
Correo: contacto@roombyte.co
Última actualización: octubre de 2026
Roombyte S.A.S. es el Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la aplicación móvil Roomby. El tratamiento se realiza de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.
Recopilamos los siguientes datos según el tipo de usuario:
USUARIO CONSUMIDOR:
DOMICILIARIO ALIADO:
COMERCIO ALIADO:
CONDUCTOR ROOMBYGO (red de transporte RoombyGo):
Los datos son tratados para:
3A. DATOS SENSIBLES Y AUTORIZACIÓN ESPECÍFICA
Ciertos datos tratados por la Plataforma pueden considerarse sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: el número de cédula o documento de identidad, la geolocalización, los fragmentos de voz utilizados por el asistente de IA y las fotografías o documentos subidos voluntariamente. Estos datos solo se tratan con la autorización previa, expresa e informada del titular, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
El suministro de estos datos es opcional y no condiciona el uso general de la Plataforma, salvo los estrictamente necesarios para la operación (por ejemplo, la geolocalización para la entrega, conforme a la sección 4.1). El titular puede revocar la autorización en cualquier momento escribiendo a contacto@roombyte.co; la revocación podrá impedir el uso de determinadas funciones que dependan de dichos datos.
Requerido para determinar la dirección de entrega, asignar el domiciliario más cercano y calcular tiempos. Puede desactivarse desde los ajustes del dispositivo, lo que impedirá el uso del servicio de domicilios.
La cámara y la galería de fotos se utilizan para: (a) tomar o adjuntar fotos de evidencia de entrega (todos los usuarios); (b) adjuntar imágenes al pedido o al chat con el domiciliario; (c) subir documentos al registrarse como domiciliario o aliado. Estas funciones solo se activan cuando el usuario lo solicita de forma explícita. No se realiza captura pasiva de imágenes.
El micrófono y el reconocimiento de voz se utilizan exclusivamente para operar el asistente de voz AI Roomby cuando el usuario lo activa de forma expresa dentro de la app. No se realiza grabación pasiva ni continua. Los fragmentos de audio se procesan en tiempo real para interpretar la solicitud del usuario y no se almacenan una vez completada la interpretación, salvo los casos de alerta de emergencia descritos en la sección 4.4.
Adicionalmente, para domiciliarios que hayan activado su turno, el sistema puede escuchar palabras clave de emergencia (p. ej. "auxilio", "ayuda"). El audio no se graba ni almacena de forma continua; únicamente se transmite al equipo de seguridad de Roomby cuando se detecta y verifica una alerta. Esta funcionalidad puede desactivarse desde los ajustes del domiciliario.
Solo con autorización explícita del usuario para remitir invitaciones o promociones a personas conocidas. El usuario puede revocar este permiso en cualquier momento desde los ajustes del sistema operativo.
Roombyte S.A.S. puede compartir datos con:
Roomby no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales sin autorización del titular.
5A. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS
Algunos de los subprocesadores mencionados (infraestructura en la nube, modelos de IA, notificaciones push) pueden operar servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos, Roombyte S.A.S. adopta las garantías contractuales razonables para asegurar un nivel de protección adecuado, de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Al aceptar estos términos, el usuario autoriza expresamente las transferencias internacionales necesarias para la prestación del servicio.
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables (mínimo cinco años para registros comerciales, conforme al Código de Comercio). Tras ese período, se procede a la eliminación segura o anonimización.
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración, incluyendo cifrado en tránsito (TLS) y controles de acceso. En caso de brecha de seguridad que afecte datos personales, notificaremos a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos legales aplicables.
7A. INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y TRATAMIENTO AUTOMATIZADO
Algunas funciones de la Plataforma (asistente de pedido por voz, recomendaciones de productos, estimación de tiempos) utilizan modelos de inteligencia artificial de terceros. En esos flujos, fragmentos de texto o audio ingresados voluntariamente por el usuario pueden ser procesados por dichos modelos. Roomby no comparte datos de identificación personal (nombre, cédula, número de tarjeta) con los proveedores de IA; solo se transmiten los datos mínimos necesarios para interpretar la solicitud del usuario. El usuario puede evitar el uso de estas funciones de IA simplemente no activando el asistente de voz o la opción de recomendaciones dentro de la app.
7B. CASHBACK Y BILLETERA ROOMBY
Cuando el valor real de un pedido resulta inferior al monto pagado (producto no disponible, sustitución por otro de menor precio, cancelación o devolución aprobada), Roomby acredita la diferencia a la billetera de cashback del usuario. Para operar esta billetera, Roomby procesa el saldo de cashback, el historial de acreditaciones y los usos del saldo en pedidos. Estos datos se conservan conforme a la sección 6 y se eliminan o anonimizan al cierre de la cuenta, sin perjuicio de los registros comerciales que la ley exija conservar.
7C. ELIMINACIÓN DE REGISTROS INCOMPLETOS
Los datos personales de los usuarios que inician un registro pero no lo completan (no verifican el código OTP) dentro de los diez (10) minutos siguientes al envío del código son eliminados automática y definitivamente de la Plataforma. No se realiza ningún tratamiento posterior sobre estos datos.
7D. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO
La Plataforma y el sitio web roombyte.co utilizan cookies y tecnologías de seguimiento similares (local storage, píxeles y herramientas de analítica) para: (a) recordar preferencias y la sesión del usuario; (b) medir el uso y rendimiento de la Plataforma; y (c) entender cómo se utiliza el servicio para mejorarlo. Estas tecnologías no se utilizan para obtener datos sensibles ni para rastrear la actividad del usuario fuera de la Plataforma sin su consentimiento.
Las cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento no requieren consentimiento. Las cookies de analítica y marketing solo se activan con el consentimiento del usuario, que puede configurar o rechazar desde su navegador en cualquier momento. La desactivación de cookies de analítica no impide el uso de la Plataforma.
El sitio roomby.online puede mostrar publicidad de terceros servida por Google AdSense. Esa publicidad puede usar cookies e identificadores para limitar la frecuencia, medir el rendimiento y, con el consentimiento del usuario, personalizar los anuncios. El usuario puede gestionar sus preferencias desde el mensaje de consentimiento de Google o en https://adssettings.google.com.
Conforme a la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos puede:
Para ejercer estos derechos contáctenos por:
Responderemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
Roomby permite el acceso a personas mayores de catorce (14) años. Los menores de dieciocho (18) años (titulares de Tarjeta de Identidad) solo pueden registrarse con la autorización expresa de su padre, madre o tutor legal; dicha persona asume la responsabilidad del tratamiento de datos del menor conforme a la Ley 1581 de 2012. En cumplimiento de la Ley 124 de 1994, la intermediación de bebidas alcohólicas está prohibida para menores de dieciocho (18) años. Si detectamos que un menor ha utilizado la Plataforma para adquirir alcohol, o que su registro carece de autorización parental verificable, procederemos a suspender la cuenta de forma inmediata.
Cualquier modificación será notificada a los usuarios a través de la Plataforma con al menos cinco (5) días de anticipación. El uso continuado del servicio tras la fecha de entrada en vigencia implica la aceptación de la política actualizada.
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